Kako povečati delovno učinkovitost?

Za vsakogar od nas je dan dolg 1440 minut. Kako te minute razporedimo skozi celoten dan, ne glede na to, ali je delavnik ali vikend, je vedno odvisno od nas samih. Nekdo veliko naredi v 8 urah, ko je v službi, spet drugemu pa je teh 8 ur premalo, čeprav je dolžina 8 ur enaka za obe osebi. V čem je razlika?

Skrivnost se skriva v dveh besedah – delovna učinkovitost. Nekdo je 100 % osredotočen na svoje delo in je visoko produktiven, ima načrt, kako se lotiti delovnih nalog, in ne posveča pozornosti različnim »sodobnim motilcem«. Poleg osredotočenosti je pomembna tudi odločenost, da bomo določeno nalogo izvedli do konca.

Prejšnji teden se mi je zgodilo, da me je med košnjo trave »zmotil« dež in sem tako imel pokošene le ¾ celotne trate. Kaj sedaj? Počakal sem, da je nehalo deževati, nato sem pokosil se preostalo ¼ trate. Sicer bi jo lahko pustil za naslednji dan, ko bi bilo bolj suho in primerno za košnjo, a sem bil odločen, da ne glede na spremembo vremena košnjo trave zaključim.

Včasih se zgodi, da »cincamo«, da ne vemo kaj bi – ali bi zaključili ali pa bi nadaljevali. Pogosto ugotovim, da je boljše, če nadaljujem in »zagrizem« ter tako dokončan določen opravek, saj imam tako naslednji dan manj zadev na urniku.

Sveta brez Facebooka si skorajda ne moremo predstavljati, a kljub vsem blagodatim, ki jih ponuja omenjeni medij, ga sam štejem med »motilce pozornosti«? Zakaj? Zato, ker medtem, ko imamo vključen Facebook, ne moremo biti 100 % prisotni pri svojem delu, koncentracija nam pade in tako naredimo manj kot bi, če bi Facebook okno zaprli. A smo nekako, korak za korakom, kar postali odvisni od vseh tistih všečkov, vpogledov, objav … Celo ko delamo določen projekt, si vmes vzamemo čas, fotografiramo svoj laptop in delovno mizo in vsem pokažemo, kako smo kreativni in ustvarjalni. Pa smo res? 😉

Da bi povečal svojo produktivnost in delovno učinkovitost, sem se ponovno začel posluževati »načrtovanja za dan vnaprej«. Kaj to pomeni? Po zaključenem delavniku ali zvečer (odvisno, kdaj dobim kreativni preblisk), vzamem list papirja in nanj napišem, kaj bom počel naslednji dan. Zapišem vse delovne naloge, ki jih seveda razvrstim glede na pomembnost ter koliko mi prinašajo novih strank in financ.

Namreč, škoda je zapravljati čas z nepomembnimi opravili, ki prinašajo malo ali nič finančnih sredstev, tista, ki bi jih morali opraviti, pa puščamo za naslednji dan ali celo za »sveti nikoli«. Velja se držati pravila 80/20. Če dobro pogledamo svoje prihodke, bomo ugotovili, da nam 80 % strank (izdelkov, storitev) prinaša le 20 % prihodkov, a po drugi strani nam 20 % strank (izdelkov, storitev) prinaša 80 % prihodkov. Kam torej vlagamo svoj čas in energijo? V katere izdelke, stranke oz. storitve? Vredno razmisleka …

Pogosto se držim tudi pravila: »Ne odlašaj na jutri, kar lahko storiš danes.« Če imam kdaj zvečer čas, preprosto odgovorim na e-pošto že zvečer in ne šele zjutraj. Včasih je potrebno le na hitro odgovoriti, podati kakšno novo informacijo ali podatek, kar mi vse skupaj vzame le dobrih 5 min.

Še nekaj lahko poveča našo koncentracijo in osredotočenost, čeprav se zdi marsikomu to le še ena potrata časa. Vendar po mojih izkušnjah teh 5 – 10 minut, ki jih namenim sebi, pomeni večjo učinkovitost in kreativnost v naslednjih osmih urah.

Pred začetkom dela si vzamem čas zase, da naredim nekaj vaj energijske medicine, zavestnega zveznega dihanja, možganske joge ter tehniko za čustveno ravnovesje. Na ta način se energijsko uravnotežim, uskladim levo in desno možgansko polovico, in vse to pripomore, da sem manj pod stresom, kar posledično pomeni, da sem tudi bolj učinkovit.

Naj za konec še enkrat povzamem današnje nasvete:

1. Zaključi projekt, ne glede na to, če pride do prekinitve.
2. Facebook zate med službenim časom ne obstaja.
3. Načrtuj delovne aktivnosti za en dan vnaprej.
4. Upoštevaj pravilo 80/20 in skladno z njim si organiziraj prioritete.
5. Ne odlašaj na jutri, kar lahko storiš danes.
6. Pred začetkom delavnika se sproščaj vsaj 10 min.

Želim ti obilo uspeha in ustvarjalnih prebliskov!