pfvod-2019-eventika-sinisa-kanizaj

Kako organizirati vrhunski dogodek?

· Čas branja: 5 min

Z organizacijo svojih izobraževanj (seminarji, delavnice in predavanja) se ukvarjam že več kot 18 let. V vseh teh letih sem doživel marsikaj zanimivega, o čemer bom več napisal v nadaljevanju. Ko se spomnim na svoje organizacijske in predavateljske začetke, se včasih prav čudim, kako mi je uspelo izvesti vsa ta številna izobraževanja, saj sem se večinoma učil na svojih napakah, tako z organizacijskega vidika, kot tudi z marketinškega.

Še posebej, če si samostojni podjetnik, si pogosto one-man-band ali z drugimi besedami, deklica za vse. Znati moraš postaviti spletno stran, naučiti se trženja, organizacije in tudi poznati vse pravno – formalne zadeve v zvezi z organizacijo dogodkov. Osebno sicer nisem še organiziral dogodka, ki bi imel več sto udeležencev, saj je moj pristop k podajanju znanja bolj neposreden in oseben.

Največ ljudi se je udeležilo mojega seminarja Sr(e)čna retorika, ki ga vodim in organiziram že od leta 2004. Delo na seminarju je takšno, da je skupina velika med 6 – 8 udeležencev, saj mi takšen pristop omogoča, da se vsakemu udeležencu posebej posvetim.

Nekateri se navdušujejo nad velikimi dogodki, kjer je več sto udeležencev. Res je, da je na takšnem dogodku neka posebna energija, ki mnoge navduši in jih energijsko dvigne, vendar pa sem se osebno takšnih dogodkov bolj redko udeleževal saj mi je zaradi mojih »slušnih izzivov« in branja iz ustnic, kar naporno in včasih tudi skoraj nemogoče učinkovito slediti predavatelju, ki je od mene precej oddaljen.

Kot rečeno, sem pri organizaciji dogodkov »samouk«, a ne glede na to, se vedno maksimalno potrudim za udeležence, da se prijetno počutijo in da na dogodku dobijo znanje in dodatno uporabno vrednost, ki jim pomaga tako v poslovnem, kot tudi v zasebnem življenju.

Če ti uspe, kot organizatorju izobraževalnih dogodkov, izvedeti na enem mestu vse, kar moraš vedeti o pravno – formalnih vidikih organizacije dogodkov, potem na tak način ne prihraniš samo čas, temveč tudi denar, obenem pa si bolj sproščen in manj pod stresom.

Pred časom sem na plesu spoznal gospodično Niko, ki se prav specialno ukvarja ravno s tem – z organizacijo top dogodkov in pred dnevi mi je povedala za zanimiv on-line seminar z naslovom Pravno – formalni vidiki organizacije dogodkov, ki bo 22. 4. 2020 v Ljubljani. Dogodek bo potekal od 9.00 do 18.00 ure, vse o tem on-line seminarju pa si lahko prebereš tako, da klikneš tukaj.

Na tem on-line seminarju so na enem mestu združeni strokovnjaki iz različnih področij, ki skupaj tvorijo temelj za organizacijo kakovostnega dogodka. Še posebej bo na njem poudarek na pravnem in formalnem vidiku organizacije dogodka (aktualni zakoni, dovoljenja, pravice avtorjev, varstvo podatkov …), ki se jih bo dopolnilo tudi z drugimi izredno pomembnimi informacijami (trženje dogodkov, varovanje, protokol na dogodkih …).

pravno-formalni-vidiki-organizacije-dogodkov

Skratka, ta dogodek na enem mestu združuje neprecenljivo znanje, ki ga je nemogoče dobiti kje drugje. 🙂

Če se boš odločil za obisk on-line seminarja, potem imam zate še eno presenečenje. Z Niko sem se dogovoril, da s promocijsko kodo »robertgoreta« dobiš 10 % popust pri udeležbi. Super, kajne?

Na seminarju boš izvedel odgovore na naslednja vprašanja:

  • Kateri zakoni te omejujejo pri organizaciji dogodkov?
  • Kako se soočiti z birokracijo in izvesti upravni postopek izdaje dovoljenja za izvedbo javne prireditve?
  • Kaj vse je potrebno za zagotavljanje požarne varnosti na prireditvah?
  • Kako zagotoviti zdravstveno varnost na prireditvah?
  • Kako zakonito uporabljati glasbena dela?
  • Kateri so tisti koraki, ki jih je potrebno narediti, da v dvorani ne boš imel praznih sedežev?
  • Kaj vse je potrebno za brezskrbno registracijo na dogodkih?
  • Kako vzpostaviti varnost osebnih podatkov in kakšni so novi koraki, ki jih je pokazala praksa zadnjega leta?
  • Kakšna je zakonodaja varnosti na prireditvah in kakšen je primer dobre prakse?
  • Zakaj je potrebno poznati protokolarna pravila na dogodkih in kakšne so obveznosti gostitelja?

In še marsikaj drugega. Torej, če razmišljaš o organizaciji dogodkov ali pa jih že organiziraš in ne veš kje in kako dobiti prave informacije, bo omenjeni dogodek kot nalašč zate. 🙂

Kot sem že malo prej omenil, sem pri organizaciji izobraževanj, ki jih vodim, doživel že marsikaj zanimivega …

Pred leti sem vodil predavanje na čisto drugem koncu Slovenije, v Prekmurju, vendar pa so bile na poti zastoji zaradi prometne nesreče (takrat še ni bilo avtoceste) in sem tako prišel na kraj izvedbe predavanja šele dobrih 10 min pred začetkom. Najhujši šok pa me je čakal na samem licu mesta, saj v hotelu, kljub prejšnjemu predhodnemu dogovoru, niso uredili dvorane, miz in stolov … 🙁

Spet drugič, ko sem imel delavnico v Mariboru (to je bilo v poletnem času), pa me iz podjetja, kjer sem imel rezervirano predavalnico, sploh niso obvestili, da imajo kolektivni dopust. Dobro uro pred delavnico pridem pred stavbo, kjer me je čakal na vratih dopis o kolektivnemu dopustu. K sreči je ena izmed udeleženk delavnice poznala prijateljico, ki je imela v bližini primerne poslovne prostore in smo tako s pol urno zamudo le izvedli delavnico na drugi lokaciji. 🙂

V spominu pa mi je ostal tudi dogodek izpred približno 15 let, ko sem v Ljubljani, v BTC-ju vodil eno delavnico in sem tudi ostal pred zaprtimi vrati, saj so tam, kjer sem imel v najemu predavalnico, pozabili obvestiti vratarja, da bo tega in tega dne, od te in te ure v njihovih prostorih delavnica. Bila je to sobota zjutraj in nekako mi je le uspelo najti odgovorno osebo, ki je potem uredila, da je prišel vratar in smo lahko izvedli delavnico.

Skratka, kot vidiš zna biti organizacija dogodkov izjemno zanimiva, razburljiva in tudi stresna, toda tisto, kar več kot poplača vloženi čas, trud in energijo, je trenutek, ko udeleženci hvaležni in navdušeni odidejo z izobraževanja in veš, da si s svojim sporočilom nekomu spremenil življenje.

Deli naprej ...

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja